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Schulisches Projektmanagement

22.08.2019 – Wir stellen Ihnen Tools und Unterstützungs- angebote von der Planung zum Transfer vor.

Im Projekt LiGa NRW wurden den Schulen von Beginn an Tools und Unterstützungsangebote zur Projektplanung und Umsetzung ihres Entwicklungsvorhabens zur Verfügung gestellt. Sie nutzen diese, um die einzelnen Schritte ihres Projekts zu strukturieren und in verschiedenen Zeitabständen zu überprüfen und zu validieren. Die nachfolgend vorgestellten Instrumente können auch außerhalb des Projekts LiGa NRW Schulen bei der Weiterentwicklung ihres Systems unterstützen, denn sie haben sich in der Praxis als entlastend und bereichernd erwiesen. Ebenso erleichtern sie die Kommunikation mit der Schulaufsicht bei der jeweiligen Schulentwicklung.

Projektplan

Der Projektplan wird zu Beginn der Projektlaufzeit von den Schulen ausgefüllt. Mit diesem Dokument benennt und strukturiert die Schule ihr jeweiliges Entwicklungsvorhaben. Die Schule benennt das Ziel, das zum Ende des Entwicklungsvorhabens erreicht sein soll sowie Teilziele auf dem Weg dorthin. Dabei wird darauf geachtet, dass die jeweiligen Formulierungen möglichst SMART (Spezifisch – Messbar – Attraktiv – Realistisch – Terminiert) sind, um sie im laufenden Prozess immer wieder überprüfen und die Maßnahmen entsprechend anpassen zu können.

Durch die Aufteilung in einzelne Projektabschnitte dient der Projektplan als Handlungsorientierung für die fünf Phasen: Vorbereitungen, Pilotphase, Implementierung, Zwischenevaluation, Abschlussevaluation und Dokumentation. Konkrete Maßnahmen werden im Vorfeld definiert und Verantwortliche für die Umsetzung festgelegt. Damit steht den Schulen bereits zu Beginn ihres Entwicklungsvorhabens ein belastbares Tool zur Projektplanung zur Verfügung.

Dokumentationsinstrumente

Im Projektverlauf nutzen die Schulen zwei weitere Instrumente, die ihnen als Grundlage für die Dokumentation und Reflexion ihrer geleisteten Arbeit dienen. Der Fokus liegt hier besonders auf den Gelingensbedingungen der einzelnen Projektphasen. Bereits Erreichtes soll vor allem für den schulinternen Transfer sichtbar und nutzbar werden. Die Dokumentation erfolgt hierbei ressourcenschonend.

Statustabelle

Die Tabelle bietet die Möglichkeit, einen schnellen Überblick darüber zu bekommen, wo im Projektverlauf sich die Schule befindet. Zu Beginn, in der Mitte und zum Ende der Projektlaufzeit zieht jede Schule eine (Zwischen-)Bilanz. Die im Projektplan anfangs festgelegten Teilziele werden so regelmäßig überprüft, und einzelne Maßnahmen können bei Bedarf angepasst werden. Neben den Aspekten, an denen noch gearbeitet werden muss, wird hier auch sichtbar, welche Teilziele die Schule bereits erreicht hat.

Prozessdokumentation

Zielsetzung der Prozessdokumentation ist es, die für den Projektverlauf entscheidenden Gelingensbedingungen herauszustellen und sichtbar zu machen, sowohl nach innen als auch nach außen. Die Inhalte stellen somit die Essenz des gewonnenen Prozesswissens dar, auf das die Schule bei neuen Entwicklungs- oder Transfervorhaben zurückgreifen kann. Anhand von konkreten Fragestellungen werden einzelne Aspekte ebenfalls zu Beginn, in der Mitte und zum Ende der Projektlaufzeit festgehalten. So werden neben konkreten Maßnahmen und Qualitätskriterien auch Stolpersteine und Ansätze zu deren Überwindung dokumentiert. Der Nutzen der Dokumentationsinstrumente beschränkt sich nicht nur auf das aktuelle Entwicklungsvorhaben der Schulen: Detailliert ausgefüllte Tabellen können auch für zukünftige Projekte äußerst wertvoll sein, indem sie gelungene Arbeitsschritte nachvollziehbar und transferierbar machen.

Fazit: Schulentwicklungsprojekte effizient steuern und Gelingensfaktoren identifizieren

Der Einsatz der genannten Instrumente bietet eine wertvolle Unterstützung bei der Umsetzung von Schulentwicklungsprojekten. Erworbenes Prozesswissen kann so identifiziert und dokumentiert werden. Sowohl für die Nachsteuerungen im aktuellen Projekt als auch für die Übertragbarkeit auf weitere Vorhaben stellt dies eine wichtige Grundlage dar. Smart definierte (Teil-)Ziele können mit Hilfe der Tools von allen Projektbeteiligten verbindlich überprüft und nachgehalten werden. Zudem lassen sich übergreifende Bedingungen für den Projekterfolg erfassen und herausstellen. Diese bieten für weitere Schulentwicklungsvorhaben sowie für die Kommunikation und den Austausch nach außen eine wertvolle Grundlage.

Arbeitsmaterialien

Weitere Materialien finden Sie unter kurzelinks.de/liga-nrw

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Dieser Text stammt aus der LiGa NRW-Broschüre „Schulentwicklungsprozesse anstoßen und begleiten“.

Weitere Inspirationen und Anregungen finden Sie auch in den anderen beiden LiGa NRW-Broschüren zu den Themenfeldern, „Individualisiertes Lernen im Ganztag“ sowie „Ganztag gut gestalten“. Neben zentralen Erkenntnissen aus LiGa NRW geben hier zahlreiche Praxisbeispiele mit weiterführenden Materialien einen Einblick in den Schulalltag.

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